Положение об отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан Администрации городского округа «город Дербент»

Приложение № 7
к Распоряжению
администрации ГО «город Дербент»
от 28 апреля 2016 г. № 88-р

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан
Администрации городского округа «город Дербент»

1.    Общие положениия

1.1. Отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации городского округа «город Дербент» (далее - Администрация).
1.2. Структура отдела и его штатная численность устанавливается главой Администрации городского округа «город Дербент» (далее - глава Администрации).
1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Дагестан, Федеральным законом от 06.10.2006 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 года  № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом муниципального образования «город Дербент», Положением об Администрации.
1.4. Деятельность отдела регламентируется настоящим Положением и Инструкцией по делопроизводству в Администрации, утвержденной постановлением главы Администрации от 06.07.2011 года № 679, работа специалистов - должностными инструкциями.
1.5. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации или иным уполномоченным лицом. Начальник отдела осуществляет руководство отделом, несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач в соответствии с утвержденной главой Администрацией должностной инструкцией.
1.6. Для регистрации обращений граждан и служебной корреспонденции отдел применяет регистрационный штамп с наименованием отдела делопроизводства и по работе с обращениями граждан и печать с наименованием «Для документов».
1.7. Отдел работает со сведениями, отнесенными законодательством Российской Федерации к конфиденциальной информации, исполняет требования о конфиденциальных данных.

2.    Цели и задачи

Основными целями отдела являются: организация и координация работы по обеспечению документооборота в Администрации, рассмотрению обращений граждан, контроль за принятием по ним решений в установленные сроки.
Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:
- организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях Администрации единой системы делопроизводства;
- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
- совершенствование форм и методов делопроизводства;
- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях Администрации, анализ исполнительской дисциплины;
- организация работы с исходящей корреспонденцией;
- учет объема документооборота;
- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков, организация работы в единой системе электронного документооборота «Дело» (далее - ЕСЭД «Дело»);
- организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях Администрации;
- постоянное совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан в Администрации, её структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях;
- обеспечение организации работы с обращениями граждан, контроля за исполнением в нормативные сроки;
- подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;
- выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с обращениями граждан;
- обеспечения защиты сведений, составляющих государственную и служебную тайну;
- организация и осуществление мероприятий по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и учреждений, находящихся на территории городского округа.

3. Функции отдела

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
3.1. Организует в целом делопроизводство в Администрации:
- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом (организация работы в ЕСЭД «Дело»);
- принимает участие в постановке задач, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в Администрации (организация работы в ЕСЭД «Дело»);
- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе Администрации;
- осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
- осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях Администрации;
- ведет учет объема документооборота;
- осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства;
- осуществляет в рамках своей компетенции ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи, в том числе в ЕСЭД «Дело»;
- осуществляет организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела;
- обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения;
- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела;
- разрабатывает и предоставляет на утверждение проекты распоряжений, постановлений по курирующим подразделениям;
- осуществляет сбор, обработку и регистрацию принятых постановлений и распоряжений Администрации;
- осуществляет заверение копий постановлений и распоряжений Администрации;
- осуществляет формирование в электронные папки (каталоги) «Постановления», с описью содержания, номер каждого конкретного документа служит названием файла;
- осуществляет оформление протокола постановлений  Администрации городского округа «город Дербент» (ежемесячно);
- формирует в электронные папки нормативные правовые акты, принятые Администрацией городского округа «город Дербент» и осуществляет доставку в Министерство юстиции Республики Дагестан для ведения республиканского регистра муниципальных нормативных правовых актов;
- ведет  учет и выдачу бланков Администрации (писем, постановлений, распоряжений);
- визирует постановления, распоряжения, ведет консультацию по оформлению и при необходимости их распечатку.
3.2. Организует приемы граждан по личным вопросам главой Администрации, заместителями главы Администрации и руководителями структурных подразделений:
- составляет график приема граждан по личным вопросам главой Администрации, заместителями главы Администрации и руководителями структурных подразделений;
- осуществляет запись граждан на прием к главе Администрации и заместителям главы Администрации;
- обеспечивает проведение приемов граждан главой Администрации и заместителями главы Администрации;
- осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан;
- осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений главы Администрации и заместителей главы Администрации.
3.3. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:
- принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение главе Администрации и заместителям главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей;
- передает рассмотренные обращения на исполнение в структурные подразделения;
- осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов;
- осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;
- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует главу Администрации и заместителей главы Администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;
- обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит главу Администрации с аналитическими и электронными материалами;
- оказывает структурным подразделениям методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.
- контролирует исполнение решений по обращениям граждан.
3.4. Организует и осуществляет мероприятия по мобилизационной подготовке муниципальных предприятий и учреждений.

4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:
- представлять Администрацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений Администрации необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
- запрашивать от руководства и структурных подразделений Администрации необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
- требовать от руководителей структурных подразделений Администрации выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений главы Администрации;
- вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях Администрации;
- возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- вносить на рассмотрение предложения по вопросам совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан;
- накладывать резолюцию на документы и направлять письма, обращения граждан, относящиеся к их компетенции;
- контролировать сроки исполнения обращений граждан, запрашивать в подразделениях сведения о ходе их исполнения;
- вносить предложения о применении дисциплинарных взысканий в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
- участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан;
- разрабатывать предложения о структуре отдела, должностные инструкции работникам;
- вносить предложения о назначении, перемещении и увольнении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий;
- привлекать специалистов структурных подразделений Администрации к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
4.2. Отдел обязан:
- соблюдать установленные Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

5. Ответственность

5.1. Начальник отдела несет ответственность за:
- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в Администрации, утвержденной постановлением Администрации от 06.07.2011 года № 679, порядка ведения делопроизводства и работы с обращениями граждан, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением:
- обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;
- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил противопожарной безопасности.
5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются к специалистам отдела в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Республики Дагестан от 11.03.2008 года № 9 "О муниципальной службе в Республике Дагестан".
5.3. Объём персональной ответственности специалистов отдела за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.
6. Взаимоотношения. Связи

Отдел взаимодействует:
- со структурными подразделениями Администрации - по вопросам делопроизводства и по работе с обращениями граждан;
- с Финансовым управлением и отделом хозяйственного обеспечения и информационных технологий - по вопросам материально - технического снабжения и хозяйственного обслуживания;
- с отделом хозяйственного обеспечения и информационных технологий   по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами (ЕСЭД «Дело»).

7. Организация работы

7.1. Отдел работает в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, регламентом Администрации, инструкцией по делопроизводству.